فضای کار اشتراکی چیست؟
آیا با فضای کار اشتراکی آشنا هستید؟ از مزایا و معایب کار اشتراکی مطلع هستید ؟ با دیجیالیا همراه شوید .
فضای کار اشتراکی یا کوورکینگ اسپیس (coworking space) تعریفیه که به تازگی خیلی زیاد داریم دربارش میشنویم و صحبت میشه و اما در حقیقت چی میتونیم تعریف کنیم خیلی سخت نیس. فضای کار اشتراکی، نوعی محیط کاری مشترکه که اونجا اشخاص، که میتونند فریلنسرها یا تیم‌های استارتاپی، یا هر شخصی با تخصصی و در هر زمینۀ کاری با ارزش های مشترک و فعالیت های مستقل کنار هم جمع می‌شند تا در محیط کاری یکسان، و با فضای جذاب، فعالیت‌های خودشون ازجمله همکاری در انجام یک استارتاپ یا پروژه ایی مستقل رو انجام بدهند. که استفاده از شرایط و امکانات باعث کاهش هزینه و افزایش بازدهی کار اونها میشه.
مالک فضای کار اشتراکی معمولاً یک فضای کاری به همراه امکانات و تجهیزات اداری تأمین می‌کند. ویژگی‌های متداول فضاهای کار اشتراکی شامل موارد زیر است:
- فضای کار اشتراکی
- دسترسی شبانه‌روزی
- اتاق کنفرانس قابل اجاره و رزرو
- اینترنت وای فای
- تلفن، فکس و پرینتر مشترک
- سیستم تلفن داخلی
- آشپزخانه، دستشویی و سالن انتظار مشترک
فضاهای کار اشتراکی از مدل‌های متفاوت کسب‌وکار استفاده میکنند؛ مثلاً برخی از آن‌ها که به‌صورت مشترک مدیریت می‌شوند، سازمان غیرانتفاعی هستند و فقط مبلغی بابت تأمین هزینه‌های دفتر دریافت میکنند؛ اما مدل‌های دیگر حق اشتراک ثابت دارند یا بر اساس تعداد روزهای استفاده از فضا در هفته، ماه یا سال اجاره دریافت میکنند. معمولاً، یک فضای کار اشتراکی گزینه‌های متفاوتی ارائه می‌دهد تا مناسب نیاز افراد مختلف باشد. برخی سازمان‌ها مکان‌های مختلفی دارند که اعضا می‌توانند به همه آن‌ها دسترسی داشته باشند اما سایر فضاها «ویزای فضای کار اشتراکی» صادر میکنند تا اعضا به همه ساختمان‌های عضو گروه دسترسی رایگان داشته باشند.
اصطلاح فضای کار اشتراکی با مفهوم فعلی، اولین بار در سال ۱۹۹۵ توسط Bernie DeKoven استفاده شد. اولین فضای کار اشتراکی هم در سال ۲۰۰۵ در سن فرانسیسکو آمریکا تأسیس شد. مطابق وب‌سایت ویکی فضای کار اشتراکی، در حال حاضر ۴۰۰ فضای ثبت‌شده در ۶ قاره دنیا فعال هستند.
فرهنگ فضای کار اشتراکی چگونه است؟
اگر وارد یک فضای کار اشتراکی شوید، بلافاصله متوجه می‌شوید که با دفاتر کار معمولی تفاوت دارد. بوی قهوه تازه هیجان کمتری نسبت به انرژی موجود در فضا ایجاد می‌کند که حاصل هیجان ساکنین این فضاهاست! تعدادی از این ساکنین به‌صورت خصوصی در میزهای خود در حال تمرکز بر روی کارشان هستند درحالی‌که تعدادی دیگر مشغول مکالمه در میزهای بزرگ اشتراکی هستند. این تصویری از فرهنگ فضای کار اشتراکی است.
فضاهای کار اشتراکی اساساً دفاتر کاری مشترک هستند که فضای مقرون‌به‌صرفه‌ای برای کسانی که از تنهایی کار در خانه یا کافی‌شاپ خسته شده‌اند، تأمین میکنند.
این فضاهای کار اشتراکی علاوه بر مجموعه‌ای از امکانات دفتری، یک گروه هم تأمین میکنند. ساکنین این فضاها معمولاً فریلنسر، کارآفرین، استارت آپ و تیم‌های کوچک هستند که می‌خواهند از یک فضای منعطف استفاده کنند.
علاوه بر فرهنگ، هزینه هم فاکتور مهمی است. یکی از مزایای مهم این فضاهای کار اشتراکی، توانایی اجاره امکانات مورد نیاز است به جای اینکه مجبور باشید یک دفتر کامل را بگیرید که هزینه زیادی دارد. بر اساس انواع مدل‌های عضویت، هزینه این فضاها متنوع و انعطاف‌پذیر است و بر اساس اینکه می‌خواهید از یک میز کار اشتراکی استفاده کنید یا میز خصوصی را ترجیح می‌دهید، هزینه عضویت هم متفاوت است.
چه کسانی از فضای کار اشتراکی استفاده میکنند؟
فریلنسرها
فضاهای کار اشتراکی بهترین گزینه را به فریلنسرها ارائه می‌دهند: انعطاف در انتخاب ساعت و برنامه کاری بدون اینکه احساس تنهایی کنند! بنابراین، فضای کار اشتراکی برای فریلنسرها بسیار مناسب است برای اینکه به جای تنها در خانه یا کافی‌شاپ کار کردن، احساس در جمع بودن را تأمین میکنند.
استارت آپ‌ها
استارت آپ‌ها انعطاف‌پذیری فضای کار اشتراکی را دوست دارند. فضاهای کار اشتراکی هزینه زیادی ندارند و تعهدات سنتی اجاره دفتر کار را هم ایجاد نمی‌کنند. این فضاها برای تیم‌های کوچک، شانس همکاری و مشارکت با سایر افراد حاضر در فضا را ایجاد میکنند و با ارتباط دادن افراد مناسب در زمان مناسب، به کارآفرین‌ها کمک میکنند تا برای استارت آپ خود هم-موسس پیدا کنند.
ایده فضای کار اشتراکی نتیجه داده است
فضاهای کار اشتراکی مناسب تیم‌های کوچک هستند برای اینکه یک توازن ذاتی بین ماهیت فضای کار اشتراکی و اهداف فریلنسرها و استارت آپ‌ها وجود دارد.
اخیراً، تیمی از محققان روی تأثیر فضای کار اشتراکی بر بازده افراد کار کردند و یافته‌های خود را در مجله کسب‌وکار دانشگاه هاروارد چاپ کردند. تحقیقات آن‌ها نشان داد که یک تفاوت اساسی بین بازده کارکنان در فضای کار اشتراکی با دفاتر سنتی کار وجود دارد تا حدی که این محققان کنجکاو شدند تا نگاه دقیق‌تری به این فضاهای کار اشتراکی داشته باشند. تیم تحقیقاتی متوجه شدند که افرادی که از فضاهای کار اشتراکی استفاده میکنند، به دلیل حضور در این فضا رفتار متفاوتی دارند و احساس کار هدفمند، کنترل بیشتر و تعلق به یک گروه با فضای کار اشتراکی گره خورده است.
سازمان‌های بزرگ‌تر هم به فضای کار اشتراکی پیوسته‌اند
ازآنجایی‌که فضاهای کار اشتراکی برای ساکنین فعلی خوب نتیجه داده‌اند، اخیراً سازمان‌های بزرگ‌تر هم وارد این عرصه شده‌اند. شرکت‌هایی که طرز فکر پیشرو دارند، در صورت امکان از فضاهای کار اشتراکی استفاده میکنند.
شرکت‌هایی مانند WeWork که اخیراً ارزش‌گذاری معادل ۱۶ بیلیون دلار داشت، در جستجوی راهی برای جذب شرکت‌های بزرگ‌تر برای فضاهای کار اشتراکی خود است. مطابق گزارش‌ها بلومبرگ، General Electric، KPMG و Merck از استفاده‌کنندگان این فضاها هستند. برای شرکتی مانند KPMG، ۷۵ میزی که اجاره کرده مزیت استراتژیکی دارد برای اینکه کارکنان این شرکت در فضاهای کار اشتراکی خدمات مشاوره به استارت آپ‌ها ارائه می‌دهند یا در مورد نوآوری‌های تکنولوژی کار تحقیقاتی میکنند.
برای سایر شرکت‌های بزرگ، انعطاف تأمین شده توسط این فضاها یک مزیت بزرگ در مدیریت دفاتر و هزینه‌هاست به این دلیل که تمهیدات ملکی و کاری که برای اجاره دفاتر بزرگ نیاز است، در این فضاها لازم نیستند.
مدل فضای کار اشتراکی در دفاتر کاری سنتی کپی می‌شود
پس از اینکه سازمان‌های بزرگ وارد یک ترند جدید شوند، روند منطقی توسعه ایجاب می‌کند که همین مدل را در ساختار داخلی خودشان کپی کنند. سؤال این است که آیا به‌زودی مدیران دفاتر و استراتژیست‌های کار، فضاهای کار اشتراکی در دفاتر خود ایجاد میکنند؟ مهمترین فاکتور موفقیت، توانایی کپی کردن فرهنگ فضاهای کار اشتراکی است!
چیزی که فضاهای کار اشتراکی تأمین میکنند، آزادی و پویایی واقعی است. فرهنگ این فضاها با مشارکت ارگانیک و مکالمات خودجوش مساعد است. به عبارتی این ویژگی، ارزش واقعی فضاهای کار اشتراکی است که نوآوری را با ایجاد ارتباط و مشارکت بین افراد متفاوت با مهارت‌ها و استعدادهای منحصربه‌فرد ممکن می‌کند.
اما مزیت دیگر فضاهای کار اشتراکی این است که فرهنگ موجود بر اساس انعطاف‌پذیری شکل گرفته است. منشأ فضای کار اشتراکی بر اساس تأمین نیاز تیم‌های کوچک و فریلنسرها بود تا با هم ارتباط برقرار کنند؛ اما طراحی این مدل فقط یک جنبه از کار است. چیزی که فضاهای کار اشتراکی را متفاوت می‌کند فرهنگ انعطاف‌پذیر است. برخی سازمان‌ها ممکن است فضاهای مشابهی در دفاتر کاری خود داشته باشند اما فرهنگ لازم برای تشویق انعطاف‌پذیری و تحرک را ندارند تا پویایی و مشارکت با سایر دپارتمان‌ها را فراهم کند.
یک استراتژی مؤثر برای مبارزه با این مانع، فرهنگ‌سازی است؛ مثلاً یک شرکت در میشیگان آمریکا به نام Menlo Innovations، دقیقاً همین کار را کرد و ۷۰۰۰ متر مربع فضای کار اشتراکی را در دفترش ایجاد کرد و از استارت آپ‌ها و کارآفرین‌ها دعوت کرد تا همراه تیم آن‌ها کار کنند. این تصمیم یک استراتژی برد-برد است که اگر همه امکانات فراهم باشد هم استارت آپ‌ها قادر می‌شوند تا فضای کار انعطاف‌پذیر و مقرون‌به‌صرفه بگیرند و هم سازمان میزبان می‌تواند نوآوری را در فضای کاریش پرورش دهد.
فضای کار اشتراکی در حال رشد است
اقتصاد فریلنسی در حال رشد است. اعضای جوان‌تر فضاهای کار اشتراکی مانند متولدین هزاره یا نسل پس از آن‌ها (generation Z) به‌صورت روز افزونی کار فریلنس انجام می‌دهند. در حال حاضر ۵۳ میلیون فریلنسر فقط در آمریکا وجود دارند که پیش‌بینی می‌شود تا سال ۲۰۲۰، نیمی از نیروی کاری آمریکا فریلنس خواهد بود که به‌صورت پاره‌وقت یا تمام‌وقت کار میکنند. در نتیجه این تغییرات، فضاهای کار اشتراکی بیشتری به وجود خواهند آمد.
علاوه بر این، فضاهای کار اشتراکی برای تیم‌های کوچکی که یک یا چند پرسنل دارند، مؤثر هستند و به سازمان‌های بزرگ‌تر هم که در جستجوی نوآوری هستند، کمک میکنند.
طراحی مدل و فرهنگ فضاهای کار اشتراکی نمونه‌ای برای شرکت‌های دیگری هستند که در جستجوی توسعه و ایده‌های جدید هستند. جای تعجب نیست که در دو سال اخیر در مورد فضاهای کار اشتراکی زیاد شنیده‌اید اما قطعاً از این به بعد فضاهای کار اشتراکی بیشتری را در اطراف خود خواهید دید.
وقتی یه استارتاپ یا یه فریلنسر فضای کار اشتراکی را به عنوان محل کار انتخاب می‌کنه دیگه نیازی به هزینه های اضافی برای تجهیزات اداری و اجاره نداره. هرچند این تنها دلیل انتخاب چنین فضاهایی برای کار نیست. فضای کار اشتراکی باعث ارتباط و شبکه‌سازی بین افراد مختلف که در بین اونها دوستان، همکاران، مشتریان و حتی سرمایه‌گذاران جدید هم میشه . این ارتباط و اشتراک‌گذاری تجربه‌ها با دوستان جدید مزیتیه که در محیط‌های کاری ثابت خیلی محدوده.
چرا باید فضای کار اشتراکی را برای محل کارمون انتخاب کنیم ؟
یکی از پررنگ ترین مزیت کوورکینگ اسپیس صرفه جویی در هزینه هاست. وقتی عده ای از اشخاص و گروه های مختلف از تجهیزات مشترک استفاده می کنند، خواه ناخواه پول دفتر مجزا پرداخت نمی کنند، غافل از کم بودن هزینه میتونیم به کم شدن دغدغه های عملیاتی به عنوان مزیت اشاره کنیم مثل تامین میز و صندلی و اینترنت که به خصوص توی اکوسیستم استارتاپی و کارآفرینی خیلی خیلی مهمه ، عملا همه چی مهیاست که با خیال راحت و بدون دغدغه روی ایده اتون و یا استارتاپتون با انرژی زیاد تمرکز کنید.
و از همه مهم تر این که کسانی که در کوورکینگ اسپیس مستقر هستند با همدیگه تعامل و به اصطلاح نتورکینگ دارند، میتونند از دغدغه‌ها و چالش‌های هم باخبر بشن. خیلی وقت‌ها در تیمتون نیروی فنی، طراحی یا مارکتینگ ندارید و میتونید از بقیۀ تیم‌ها یا فریلنسرها کمک بگیرید.
همینطور به‌خاطر گستردگی افرادی که در فضاهای کار اشتراکی هستند میتونید از رویدادهای مختلفی که برگزار میشه مطلع بشید و قسمت جذابش میتونه این باشه که رایگان حتی در رویدادهای داخلی و یا با تخفیف در رویدادهای همکاران شرکت کنید.
همینطور فضاهای کار اشتراکی ارتباطات زیادی با بقیه کسب‌و‌کارها و سازمان‌های دولتی و خصوصی دارند؛ و عملا شما هم میتونید از این ارتباطات برای برندیگ کسب و کارتون استفاده کنید.
یکی دیگه از مزیت های کوورکینگ اسپیس وجود منتورها و مشاوران داخلی و خارجیه که همینجوری شاید خیلی سخت بشه ارتباط گرفت و میشه با صرفه جوی در زمان با منتورهای برجسته صحبت و ازشون مشاوره بگیرید.
علاوه بر این، کنار هم جمع شدن تعدادی جوون با ایده و انرژی باعث افزایش انگیزه و انرژی شما میشه.
و آیا فضای کار اشتراکی معایبی هم داره؟
صد درصد باید گفت بله، مگه جایی بدون معایب هم میتونه باشه ؟ یکی از نکته های مهمی که توی کوورکینگ اسپیس همیشه مطرحه افرادی که در محیط کار اشتراکی حضور دارند باید درک درستی از همکاری مسالمت آمیز با هم داشته باشن و محیط کار رو قلمرو شخصی خودشون ندونند و تفاوتهای زیاد بین محیط کار اختصاصی و اشتراکی رو درک کنند.
در فضای کار مشترک احتمال اینکه هر لحظه شما با سوالات و البته شاید کمی سرو صدای دیگران از تمرکز خودتون خارج بشید وجود داره و البته حفظ سکوت و آرامش یکی از قوانین مهم این مکان هاست و شاید برای کسانی که نتونند خودشونو تو این زمینه وفق بدند یکم سخت باشه.
یکی دیگه از ویژگی هایی که میشه به عنوان عیب گفت محدودیت زمانیه، برای یه فریلنسر و یا حتی اشخاصی که اینترنشنال کار میکنند زمان تعریف نشده و محدودیت زمانی ، ورود ، خروج و تعطیلات که در بعضی کوورکینگ ها هست ممکنه سخت باشه که البته همین موضوع برای کسانی که به دنبال برنامه ریزی منظم برای کارهای خودشون هستند یه مزیت حساب میشه.
در فضای کار اشتراکی میشه عدم حفظ حریم خصوصی رو به عنوان عیب نام برد، باید در یک مکان اشتراکی که احتمالا رقبای تجاری شما هم همون جا مستقر هستند در تماسهای تلفنی محرمانه با مشتریهای حساس و ملاقات با مهمونا برای حفظ حریم خصوصی و اطلاعات خودتون تلاش کنید.
آیا فضای کار اشتراکی برای شما جذابه ؟
اینکه برای شما به عنوان فریلنسر و یا یه استارتاپ، کار در یک فضای کار اشتراکی مناسب‌تره یا یه دفتر شخصی، به میزان پیچیدگی کارهای اجرایی شما ، فرهنگ سازمانی و روحیه شخصی شما برمی‌گرده. بهترین محیط برای شما و تیمتون و تاثیری که می‌خواین رو مشتریتون بزارین، از مهمترین فاکتورهای انتخاب دفتر کارتون چه به صورت شخصی و سنتی و چه کوورکینگ اسپیسه.
درنهایت همه چیز به تصمیم خودتون بستگی داره. مزایا و معایب محیط رو به‌طور کامل بررسی کنید و حتی میتونید از مکان مورد نظرتون بازدید کنید. گاهی اوقات مزایای کار در چنین فضایی به اندازه‌ای زیاده که میتونید برخی معایب رو نادیده بگیرید دقیقا مثل بعضی کمپانی های بزرگ که ترجیح دادند همچنان خیلی از نیروهای خودشون رو تو کوورکینگ اسپیس مستقر کنند.
چیزی که درحال حاضر در این اکوسیستم ارزشمنده آسون کردن مسیر برای تلاش بر روی ارزش هامونه، شما میتونید با حضور در فضای اشتراکی آراتل با افراد توانمند در محیطی مدرن همراه بشید، جلسات خودتون را در محیطی شاداب و حرفه ای برگزار کنید و از کار کردن لذت ببرید ؛ آراتل دنبال اینه که با ارایه خدمات بی نظیر و باکیفیت مثل منابع انسانی، مشاوره و منتورینگ، مانیتورینگ، تحلیل کسب و کار، سرمایه‌گذاری و جذب سرمایه فریلنسرها و استارتاپ ها رو در راستای موفقیت هرچه بیشترشون حمایت کنه.